Polityka prywatności
Polityka opisuje, jakie dane osobowe przetwarza ZasuwAI w związku z prowadzeniem serwisu zasuwai.pl, sprzedażą usług oraz obsługą zapytań, a także jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
1. Administrator danych
Administratorem danych jest Piotr Kleszczewski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą USŁUGI BIZNESOWE PIOTR KLESZCZEWSKI, adres: ul. Pokorna 2/316, 00-199 Warszawa, NIP 5252998288, REGON 528223040. Kontakt w sprawach danych: kontakt@zasuwai.pl.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane z zamówienia: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwa firmy, NIP, adres strony lub sklepu, branża, platforma sklepu, szacowany wolumen zapytań, cel współpracy oraz treść uwag.
- Dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury oraz dane transakcji przekazywane przez operatora płatności. Pełnych danych karty nie przetwarzamy ani nie przechowujemy.
- Dane z rozmowy z asystentem: treść wiadomości przekazanych w czacie na stronie oraz w pozostałych obsługiwanych kanałach tekstowych (Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, Allegro, e-mail), a także dane kontaktowe, które osoba poda dobrowolnie.
- Dane z rozmowy telefonicznej: w ramach usługi Głos przetwarzamy nagranie i transkrypcję rozmowy, numer telefonu, czas trwania połączenia oraz podsumowanie rozmowy przekazywane następnie naszemu Klientowi. O tym, że rozmowa jest prowadzona przez asystenta AI, informujemy na jej początku.
- Dane ze sklepu Shopify: jeżeli Klient połączy ze ZasuwAI sklep Shopify, aplikacja ZasuwAI ma dostęp wyłącznie do odczytu produktów i zamówień sklepu. Agent odczytuje je na bieżąco, gdy kupujący pyta o produkt albo status zamówienia, i nie kopiuje katalogu ani zamówień do naszej bazy. Jeżeli Klient włączy przypomnienia o porzuconych koszykach, pobieramy imię, adres e-mail i zawartość porzuconego koszyka wyłącznie tych kupujących, którzy wyrazili w sklepie zgodę na komunikację marketingową, a w logu wysyłek zapisujemy adres, na który poszło przypomnienie. W tym zakresie przetwarzamy dane kupujących w imieniu Klienta, który jest ich administratorem. Po odinstalowaniu aplikacji usuwamy token dostępu do sklepu, a na żądanie przekazane przez Shopify, w tym na wniosek kupującego o usunięcie danych, usuwamy powiązane rozmowy i wpisy w logu przypomnień.
- Dane z kontaktu: dane podane w wiadomości e-mail lub formularzu kontaktowym.
- Dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane zbierane przez pliki cookies, opisane w Polityce cookies.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy, wdrożenie i utrzymanie usługi, obsługa abonamentu | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Wystawianie i przechowywanie faktur, obowiązki podatkowe i rachunkowe | art. 6 ust. 1 lit. c |
| Obsługa zapytań, rozmów z asystentem i kontaktu | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f |
| Marketing własnych usług, w tym kontakt z firmami w modelu B2B oraz dochodzenie i obrona roszczeń (prawnie uzasadniony interes) | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Wysyłka informacji handlowych na podstawie zgody, jeżeli została udzielona | art. 6 ust. 1 lit. a |
4. Dane pozyskane z innych źródeł
W ramach marketingu B2B możemy pozyskiwać służbowe dane kontaktowe firm z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe i rejestry. Przetwarzamy wówczas dane służbowe (na przykład adres e-mail firmy, nazwę firmy, adres strony) w celu przedstawienia oferty, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. W każdej chwili można wnieść sprzeciw, pisząc na kontakt@zasuwai.pl, a każda wiadomość handlowa zawiera możliwość rezygnacji.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą być powierzane zaufanym dostawcom, którzy przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:
- Supabase – hosting bazy danych i funkcji serwerowych, w których przechowywane są konta, zamówienia, baza wiedzy oraz historia rozmów asystenta. To główny podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu.
- Stripe – obsługa płatności i rozliczeń.
- Resend – wysyłka wiadomości e-mail, w tym powiadomień i linków logowania do panelu.
- Dostawca telefonii i syntezy mowy – obsługa połączeń telefonicznych, nagrań i transkrypcji w ramach usługi Głos.
- Dostawca usług sztucznej inteligencji – dostawca modelu językowego obsługującego asystenta.
- Google – usługi chmurowe, w tym szyfrowane kopie zapasowe bazy danych przechowywane w Warszawie, poczta, a w razie połączenia kalendarza także obsługa rezerwacji.
- Meta Platforms – obsługa kanałów Messenger, Instagram i WhatsApp, jeżeli Klient je podłączy.
- Dostawca hostingu – Lovable (platforma hostingowa strony) oraz Railway (usługi pomocnicze).
- Dostawca poczty – OVH.
- n8n – platforma automatyzacji obsługująca część przepływu zgłoszeń.
- W razie potrzeby: biuro rachunkowe, doradcy prawni oraz uprawnione organy publiczne.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub uczestnictwa dostawcy w programie Data Privacy Framework.
7. Okres przechowywania
- Dane związane z umową – przez czas jej trwania oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
- Dane na fakturach – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Token dostępu do sklepu Shopify – do odinstalowania aplikacji albo odłączenia sklepu w panelu.
- Wpisy w logu przypomnień o porzuconych koszykach – 30 dni od wysłania przypomnienia.
- Zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych – 30 dni od wykonania kopii.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
- Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego sprzeciwu lub ustania celu.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Żądania można kierować na kontakt@zasuwai.pl.
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz wystawienia faktury. Brak podania danych uniemożliwia realizację zamówienia.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie służą do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Asystent na stronie prowadzi rozmowę z użytkownikiem, lecz nie podejmuje wobec niego takich decyzji.
11. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania.